fokuskaltim.com - Pengarsipan dokumen dan berkas tidak bisa dilakukan serampangan. Ada mekanisme yang harus dijalankan bila ingin memastikan dokumen tersebut tersimpan dengan rapi dan terawat.

Hal tersebut menjadi titik awal lahirnya ide untuk menjadi mekanisme tersebut sebagai standar untuk para arsiparis di lingkup organisasi perangkat daerah (OPD) di Kaltim. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim pun menggelar rapat koordinasi pengawasan sistem kearsipan internal di Ruang Balai Pustaka DPK Kaltim, Selasa (31/10). Kegiatan garapan Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim itu dihadiri 30 peserta dari 30 OPD.

Pelaksana Harian Kepala DPK Kaltim Taufik berharap pertemuan tersebut dapat meningkatkan kesadaran masing-masing OPD bahwa pengelolaan arsip harus berdasarkan mekanisme dan standar. Agar arsip pada OPD dapat terawat dan terselamatkan apabila sewaktu-waktu musibah seperti kehilangan, kerusakan, hingga bencana dapat mengancam keselamatan arsip.

"Tidak bermaksud menggurui setiap peserta. Sebagai dinas yang bertugas membina dan mendampingi, kami berusaha memastikan tata kelola arsip dapat ditaati guna arsip yang tersusun secara rapi dan terstruktur," papar Taufik saat membuka acara.

Senada, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim Diana Rosalita berharap diskusi pengawasan internal dapat menjadi ruang bagi setiap pengelola arsip. Mereka bisa menyampaikan progres, kendala, serta hal-hal yang masih perlu dibina oleh DPK Kaltim. Harapannya pada saat pelaksanaannya bisa lebih mudah.

"Kegiatan ini membantu OPD dalam mempersiapkan audit dan tata cara serta tata naskah keaarsipan yang tepat," ucap Nana, sapaannya.

Hadir sebagai narasumber, arsiparis ahli muda Zainuddin. Yang dibahas dalam rapat tersebut adalah proses audit mulai Januari hingga November 2024. Pemberian waktu audit untuk setiap OPD adalah tiga hari kerja. OPD yang belum mengaudit di periode kebijakan pengawasan 2021-2024 berjumlah 22 OPD. Pada Juli hingga November 2024 direncanakan ada audit terhadap OPD yang tersisa dari 22 OPD yang belum diaudit. (Adv/DPKKaltim)